Секретарь обязанности

Хотя секретарь — очень древняя профессия, мы знакомы с ее относительно недавним становлением в начале 20 века. Почти у всех видных политиков были подчиненные, которым они могли поручать различные рутинные задания и посвящать в свои обязанности. Еще в Древнем Риме специальных сотрудников (отсюда и название профессии — Cembreus) называли и поручали им тайны управления государством.

Правильное название этой профессии — секретарская формула оплаты. Одна из основных обязанностей секретаря-руководителя — представлять компанию, выполнять поручения руководителя и консультировать руководителя по конкретным вопросам.

Конечно, разные компании решают эту проблему по-своему. Где-то по ходу дела генеральный директор нанимает целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и готовит кофе. Все обязанности в офисе несет один человек.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были почти полностью исключены из делового сектора. Однако в начале 20-го века женщины постепенно начали заменять мужчин в этой профессии. На сегодняшний день руководители охотнее принимают на работу женщин-секретарей, чем мужчин.

Во-первых, женщины гораздо лучше справляются с многозадачностью. Во-вторых, их ценят за лучшую концентрацию и ответственность, а в-третьих, за актуальный внешний вид и контакт с посетителями.

Поэтому целесообразно сказать, что профессия секретаря является чисто женской и редко мужской.

Условия труда секретарей

У секретарей достаточно напряженный график работы. Хотя это может показаться обычной пятидневной рабочей неделей с двумя выходными днями, в действительности они работают столько же, сколько и их начальники. Секретари много занимаются планированием, отменяют и назначают встречи, готовят документы и часто сопровождают своих начальников в деловых поездках.

В целом, секретарская работа считается чемпионской по количеству сверхурочных часов и количеству задач.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о вакансиях перечислены довольно стандартные требования к секретарям.

Грамотный пользователь компьютера (знание всех рабочих программ, умение работать с офисным оборудованием); и

хорошие навыки работы с компьютером (знание всех рабочих программ и офисного оборудования); — навыки набора текста по Брайлю; и

Умение вести деловые переговоры, знание деловых писем, знание

знание правил обработки текста; умение составлять официальные документы (приказы, постановления, акты и др.); и

Знания о подаче документов; — Знания о

знание иностранного языка (предпочтительно английского).

Самое интересное, что характер работы означает, что не каждый может работать секретарем. Эта профессия требует сосредоточенности на себе, умения работать в режиме многозадачности и управлять временем, хороших навыков планирования, высокой работоспособности и организаторских способностей.

Опрятный внешний вид, приятный голос, знание этикета, элегантная одежда и дружелюбие также важны.

Возможен ли карьерный рост для секретарей

Несмотря на многочисленные обязанности и тяжелую работу, перспективы карьерного роста для секретарей невелики. Эти сотрудники обычно начинают работать в качестве администраторов. Это означает отвечать на телефонные звонки, встречать посетителей, заказывать канцелярские принадлежности и разносить бумаги на подпись.

Во многих компаниях это практически конец карьеры.

В качестве альтернативы вы можете стать личным секретарем (заместителем секретаря) руководителя. В крупных компаниях и государственных учреждениях вы также можете подняться до должности офис-менеджера.

Фото любезно предоставлено racool-studio/freepik

Где выучиться на секретаря

Общее обучение секретарей обычно организуется профессионально-техническими училищами. Однако на эту должность может претендовать любой человек с гуманитарным образованием. В частности, мы рекомендуем обращаться тем, кто обладает знаниями в области делопроизводства, документооборота и офисного администрирования.

При приеме на работу в юридическую фирму вы также можете претендовать на секретарские должности, имея диплом юриста.

Помимо стандартных квалификаций, существуют также курсы для секретарей и исполнительных помощников. Это обучение доступно на всех уровнях образования и проходит быстро.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не является высокооплачиваемой. Из-за обилия обязанностей работодатели в Москве могут предложить около 40 000 рублей, а в области секретарям платят еще меньше — около 25 000 рублей.

Однако если речь идет о помощниках руководителей, то зарплата выше, до 60 000 рублей. Однако от ассистентов может потребоваться широкий спектр навыков, начиная от навыков устного перевода и заканчивая участием в разработке проекта. Все зависит от конкретного трудового договора.

Однако даже в этом случае нельзя гарантировать, что помощник директора не будет заниматься несвойственной ему работой.

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Обязанности. Выполняет задачи по организационно-технической поддержке административно-управленческой деятельности руководителя бизнеса. Получает входящую корреспонденцию после проверки руководителем и направляет в структурный отдел или конкретному исполнителю для использования в рабочем процессе или подготовки ответов, в соответствии с утвержденными решениями.

Отвечает за ведение учета и выполняет разнообразные задачи с использованием компьютеров, предназначенные для сбора, обработки и представления информации для подготовки и принятия решений. Получает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия. Подготавливать документы и материалы, необходимые для выполнения обязанностей руководителя.

Контролирует правильность проверки и представления структурным подразделением и конкретными исполнителями документов, полученных в ходе исполнения, проверяет правильность подготовленных проектов документов, направляемых на подпись руководителю, и обеспечивает их качественную обработку. Организует телефонные переговоры с руководителями, записывает и передает руководителям информацию, полученную в их отсутствие, отправляет и получает информацию по приемно-переговорным пунктам (факс, телекс и т.д.) и своевременно уведомляет о телеграммах, полученных по каналам связи. Составляет письма, заявления и другие документы по указанию руководителя и отвечает автору письма.

Выполняет задачи по подготовке к собраниям и конференциям, организуемым руководителем (собирает необходимые материалы, информирует участников о месте и времени проведения собрания, повестке дня и его оформлении), проводит и составляет протоколы собраний. Встречи. Контролирует исполнение сотрудниками компании изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение условий исполнения приказов и распоряжений руководителей подконтрольных компаний.

Он ведет аудиторские и регистрационные записи. Она обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и создает благоприятные условия для его эффективной работы. По указанию руководителя печатает официальные документы, необходимые для работы, и вносит текущую информацию в базу данных.

Организует прием посетителей и способствует немедленному рассмотрению запросов и предложений сотрудников. Форматирует файлы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Секретарь руководителя должен знать

Обеспечьте их хранение и сдачу в архив в установленные сроки. Скопируйте документы на личном ксероксе.

Требования к квалификации секретаря руководителя

2) При исполнении своих обязанностей главный секретарь должен знать Организация делопроизводства, методы регистрации и обработки документов, правила использования картотек, машинописных и приемных помещений — Переговорное оборудование, стандарты для единой системы организации — Контролируемые документы и т.д.

1. Общие положения

3) Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование без опыта работы или не менее двух лет профессионального образования и опыта работы.

1. секретари относятся к категории технических кадров; 2.

На должность секретаря может претендовать лицо с высшим профессиональным или средним профессиональным образованием без опыта работы и со стажем работы по специальности не менее двух лет; 2. На должность секретаря может претендовать лицо с высшим профессиональным или средним профессиональным образованием без опыта работы и со стажем работы по специальности не менее двух лет; 3.

3. секретаря нанимает и увольняет директор организации

• 4. секретарь должен знать следующее
• постановления, директивы, распоряжения и другие государственные материалы и нормативные документы, имеющие отношение к деятельности организации и делопроизводству.
• структура и управленческий персонал организации и ее подразделений; и
• организация управления документацией; и
• Методы подготовки и редактирования документов; и
• подача заявления
• набирая текст, в
• правила использования приемного и переводческого оборудования, правила
• стандарты для единой системы организационно-распорядительных документов, правила для
• правила ввода деловых писем с использованием стандартных форм; и
• основные элементы этики и эстетики, а также
• Правила делового общения; и
• основные элементы организации труда и управления, а также
• основные операционные элементы компьютерной технологии, в
• базовые элементы административного и трудового права
• правила внутренней рабочей программы; и

4. правила и стандарты по охране труда, здоровья, промышленной гигиене и противопожарной защите.

• 5. в своей деятельности секретарь руководствуется следующим
• Законодательство Российской Федерации
• уставом организации, в
• приказы и распоряжения должностного лица, которым он должен следовать в соответствии с настоящей директивой, а также
• Содержание этой работы, в

правила внутренней рабочей программы организации.

6. секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела и т.д.)

Как устроена профессия

Корпоративный секретарь координирует работу совета директоров компании с ограниченной ответственностью и обеспечивает взаимодействие между акционерами. Задача специалиста — повысить эффективность управления, увеличить привлекательность инвестиций и добиться прироста капитала. Он должен иметь безупречную репутацию и пользоваться доверием акционеров.

При приеме на работу стоит убедиться, что у вас достаточно независимости, полномочий и ресурсов для выполнения обязанностей.

История секретарей компаний берет свое начало в 1891 году, когда в Великобритании был основан Институт секретарей компаний, представляющий интересы компаний. Речь идет о деталях управления компаниями с разной формой собственности, акции которых торгуются на фондовой бирже. В этих компаниях команда менеджеров контролируется советом директоров.

Однако председатель и члены совета директоров сменяют друг друга, а секретарь компании работает в компании на постоянной основе. В более крупных компаниях секретарь компании одновременно является юридическим советником компании и следует иерархии председателя и генерального директора совета директоров, как это принято в классической модели секретаря компании.

Российские спецификации отличаются. В своей статье «Система секретарей компаний: правовое регулирование, практика и перспективы развития» Алла Ларетина, кандидат экономических наук Института государственной политологии РАН, утверждает, что на практике для российских компаний не существует юридической обязанности. Нанять секретаря — в законе № 208-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» нет упоминания об этой профессии.

Требования к образованию и опыту работы

Поэтому во многих компаниях, особенно небольших, обязанности секретаря компании исполняет руководитель юридического отдела или член совета директоров. Другая практика — когда один человек нанимается на должность секретаря компании, а затем совмещает основные обязанности с дополнительными, такими как заместитель генерального директора или руководитель отдела по работе с акционерами. Классическая модель структуры должностных обязанностей секретаря компании обычно встречается в средних и крупных акционерных обществах.

В России квалификация для секретарей компаний была утверждена Министерством здравоохранения и социального развития в 2007 году. Они утверждают, что специалисты должны иметь высшее юридическое или финансовое образование и специальную подготовку в области корпоративного управления. Они также должны иметь не менее пяти лет профессионального опыта, включая опыт руководящей работы.

См. также: корпоративное управление. Модели и настройки.

Ситуация с требованиями аналогична открытым вакансиям в государственном секторе. Ниже перечислены наиболее распространенные требования к кандидатам на должность секретаря компании

Высшее юридическое образование, предпочтительно в одном из ведущих университетов.

Опыт работы в качестве юрисконсульта или секретаря компании в крупной компании на условиях неполного рабочего дня.

Отличные организаторские способности, опыт работы с высшим руководством и прохождение соответствующего обучения.

Глубокое знание российского гражданского права, законодательства об АО и ООО.

Профессиональные навыки письма, отличные навыки устного и письменного общения. Английский язык — не ниже уровня intermediate.

В чем должен разбираться корпоративный секретарь

Другие важные навыки включают знание корпоративных структур и понимание процессов выпуска и распространения ценных бумаг.

Знаний, полученных в высших учебных заведениях, недостаточно для работы в качестве бизнес-секретаря. Вам потребуется обратиться к дополнительным источникам структурированной информации, таким как учебные курсы или специализированные курсы. Примеры того, что вам нужно знать, приведены ниже.

Нововведения в российском корпоративном праве. Практические области специализации, которые поддерживают процессы и сделки компании. Детали перехода на новую систему организационно-правовых форм юридических лиц, гармонизирующую названия и законодательство с российским гражданским правом.

Оказывает юридическую поддержку при создании компании. Понять, когда следует использовать шаблонный устав, а когда составлять поправки; детали перехода АО из государственных в частные и наоборот.

Классы имущества, которое может быть использовано в качестве паевых взносов.

Текущие сведения о регистрации выпусков акций. Особенности консолидации и ликвидации.

Регулирование прав и обязанностей акционеров, нюансы использования корпоративных договоров и учредительных документов.

Процедура отмены решений административного органа компании с учетом условий договора. Подробности процесса разрешения сложных ситуаций в управлении компанией. Основания и порядок прекращения прав на акции и доли участия. Полномочия по исключению участников из ООО.

Детали и практическое применение закона об акционерных обществах и нюансы решений Высшего арбитражного суда по крупным сделкам.28 О правонарушениях в сфере крупных сделок.

Юридическое сопровождение значительных сделок. Нюансы и последствия правонарушений в таких сделках. Сделки с заинтересованными лицами, процесс одобрения таких сделок и последствия нарушения требований законодательства в отношении таких сделок.

Корпоративное управление и юридическое сопровождение годового общего собрания акционеров. Организационные процессы, процессы формирования повестки дня, процессы выборов, нюансы подготовки избирательных бюллетеней. Процедуры информирования акционеров о годовом общем собрании акционеров.

Детали организации и обеспечения работы общего собрания, последствия отсутствия кворума, нюансы процесса голосования и заверения результатов, процесс ведения протокола и сохранения документов.

Возможность оспорить результаты голосования и итоги общего собрания. Вопросы оспаривания и удостоверения решений по нормативным актам.

Детали взаимодействия с Советом директоров, обеспечение их законной деятельности. Состав Совета директоров, вопросы.

Факторы, повышающие эффективность работы совета директоров. Ассоциации независимых директоров, правовые основы их регулирования.

Корпоративные юристы должны обладать глубокими знаниями в области корпоративного и трудового права и его вопросов. Профессионалы должны понимать, как решать проблемы управления компаниями, состоящими из нескольких человек. Они должны знать, как распределять полномочия, процесс заключения договоров и внесения разнообразия в Единый государственный реестр юридических лиц.

Они также должны понимать процесс уведомления и то, как лучше его применять. Вы должны понимать основные требования к уведомлениям и последствия ошибок. Отслеживать изменения законодательства в части опубликования информации о вознаграждении членов административного органа эмитента, а также о структуре и обязанностях органов, осуществляющих надзор за финансово-хозяйственной деятельностью.

Книжная полка РГГУ — это подкаст классических произведений мировой деловой литературы. Слушайте отзывы о книгах от экспертов.

Бизнес-ассистент

Существуют различные типы управленческого персонала. Важно понять, какой именно тип административного персонала вам нужен.

Необходим — менеджерам в компаниях с большим количеством бумажной работы

Подчинение — только руководителям

Бизнес-ассистент является «правой рукой» генерального директора, который владеет компанией. В его обязанности входит планирование рабочего графика руководителей, организация командировок, самостоятельное оформление определенных документов, управление проектами и организационными решениями, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров и заседаний совета директоров.

В обязанности бизнес-ассистента входит самостоятельное решение отдельных задач, а также выполнение технических функций. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и от имени руководителя, а руководитель получает выгоду от результатов. Поэтому помощники должны обладать специальными знаниями и подготовкой в области знаний менеджера.

Часто должности бизнес-ассистентов занимают мужчины. Рекомендуется выбирать специалиста с 3-5-летним опытом работы в качестве личного или бизнес-ассистента, хорошей внешностью и знанием иностранного языка (если требуется). Требования к личной квалификации — хорошие организаторские способности, умение вести переговоры и самостоятельно принимать решения.

Личный помощник

Кандидаты на эту должность обычно в возрасте от 30 до 40 лет с высшим образованием в области управления и права. Для этого сотрудника очень важно отсутствие чрезмерных амбиций, так как руководитель наслаждается плодами своего труда и присваивает все лавры себе.

Необходим — менеджерам в компаниях с большим количеством бумажной работы

Кому подчиняется — только непосредственному руководителю.

Персональные ассистенты пользуются спросом у руководителей крупных компаний, которые уже подготовили административный персонал (секретарей, секретарш). В их обязанности входит административная поддержка руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием командировок и авиабилетов для руководителя и его семьи.

Личные помощники не отвечают на телефонные звонки и не выполняют поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника — избавить руководителя от административных и организационных проблем и сделать его работу как можно более приятной.

Персональный ассистент

Основные требования к личным помощникам — опыт работы в качестве секретаря-партнера или личного помощника не менее трех лет, высшее образование, знание иностранного языка (если требуется), возраст от 25 до 35 лет.

Необходим — менеджерам в компаниях с большим количеством бумажной работы

Подчиняется — только руководителю.

Роль личного помощника в первую очередь связана с личной и семейной жизнью руководителя. В их обязанности может входить организация праздников и семейных вечеринок, составление меню для детей сотрудников и т.д.

Этот тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личные помощники и профессиональные ассистенты. Это обычная практика в таких компаниях в связи с большой нагрузкой на руководителей и их административный персонал.

Секретарь-помощник

Требования к секретарю — возраст от 22 до 30 лет, образование среднее специальное или выше (в зависимости от уровня компании), уверенное знание ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, быстрая печать, знание этикета — приятная внешность и голос, знание иностранных языков (если требуется). Присутствуют и определенные личные качества, такие как доброта, ответственность, трудолюбие, склонность к монотонной и однообразной работе и строгое следование послушанию.

Кому это нужно — руководителям компаний с числом сотрудников менее 25 человек

Подотчетность: перед руководителем.

Этот специалист совмещает функции секретаря директора и секретаря компании и отвечает за обеспечение работы офиса. Менеджер выполняет лишь несколько простых задач, таких как встреча гостей, подача напитков, печать писем и работа с почтой.

Секретарь-референт

Ресепшионисты выполняют в основном технические задачи — работают с посетителями, подают чай/кофе, принимают телефонные звонки, работают с почтальоном. Поскольку администратор является первым человеком, который приветствует и встречает клиентов и посетителей в офисе компании, основными критериями отбора кандидатов являются внешний вид и наличие определенных личностных характеристик, таких как ориентация на клиента и дружелюбие.

Кому это нужно — руководителям компаний с числом сотрудников менее 25 человек

Подотчетность: перед руководителем.

Эта должность находится между секретарем и личным помощником. Секретари отвечают за ведение документации, сопровождение директора на переговорах, ведение протоколов совещаний и выполнение отдельных поручений директора.

Администратор

В настоящее время секретари постепенно исчезают с рынка — их обязанности выполняют исполнительные помощники.

Кому они нужны — компаниям в сфере услуг

Ответственные лица: менеджеры, управляющие директора, управляющие директора

Менеджер необходим для компаний, работающих в сфере услуг (менеджер встречает посетителей, проводит опросы, следит за занятиями в переговорных комнатах, назначает встречи/визиты и принимает звонки. Его/ее основная задача — обеспечить комфортное пребывание клиентов в офисе.

Офис-менеджер

Основными требованиями к этой должности являются хорошая внешность, стрессоустойчивость и клиентоориентированность.

Кому это нужно — компаниям среднего размера с числом сотрудников менее 25 человек

Отчетность перед главным и управляющим директором

Офис-менеджер отвечает за логистику офиса и ведет основную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер также выполняет секретарские обязанности, в отличие от западных компаний, где обязанности четко разделены.