- Секретарь или секретарша?
- Условия труда секретарей
- Требования к навыкам секретаря
- Возможен ли карьерный рост для секретарей
- Где выучиться на секретаря
- Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата
- Должностные обязанности секретаря руководителя
- Секретарь руководителя должен знать
- Требования к квалификации секретаря руководителя
- 1. Общие положения
- Как устроена профессия
- Требования к образованию и опыту работы
- В чем должен разбираться корпоративный секретарь
- Бизнес-ассистент
- Личный помощник
- Персональный ассистент
- Секретарь-помощник
- Секретарь-референт
- Администратор
- Офис-менеджер
Хотя секретарь — очень древняя профессия, мы знакомы с ее относительно недавним становлением в начале 20 века. Почти у всех видных политиков были подчиненные, которым они могли поручать различные рутинные задания и посвящать в свои обязанности. Еще в Древнем Риме специальных сотрудников (отсюда и название профессии — Cembreus) называли и поручали им тайны управления государством.
Правильное название этой профессии — секретарская формула оплаты. Одна из основных обязанностей секретаря-руководителя — представлять компанию, выполнять поручения руководителя и консультировать руководителя по конкретным вопросам.
Конечно, разные компании решают эту проблему по-своему. Где-то по ходу дела генеральный директор нанимает целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и готовит кофе. Все обязанности в офисе несет один человек.
Секретарь или секретарша?
Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были почти полностью исключены из делового сектора. Однако в начале 20-го века женщины постепенно начали заменять мужчин в этой профессии. На сегодняшний день руководители охотнее принимают на работу женщин-секретарей, чем мужчин.
Во-первых, женщины гораздо лучше справляются с многозадачностью. Во-вторых, их ценят за лучшую концентрацию и ответственность, а в-третьих, за актуальный внешний вид и контакт с посетителями.
Поэтому целесообразно сказать, что профессия секретаря является чисто женской и редко мужской.
Условия труда секретарей
У секретарей достаточно напряженный график работы. Хотя это может показаться обычной пятидневной рабочей неделей с двумя выходными днями, в действительности они работают столько же, сколько и их начальники. Секретари много занимаются планированием, отменяют и назначают встречи, готовят документы и часто сопровождают своих начальников в деловых поездках.
В целом, секретарская работа считается чемпионской по количеству сверхурочных часов и количеству задач.
Требования к навыкам секретаря
Во всех объявлениях о вакансиях перечислены довольно стандартные требования к секретарям.
Грамотный пользователь компьютера (знание всех рабочих программ, умение работать с офисным оборудованием); и
хорошие навыки работы с компьютером (знание всех рабочих программ и офисного оборудования); — навыки набора текста по Брайлю; и
Умение вести деловые переговоры, знание деловых писем, знание
знание правил обработки текста; умение составлять официальные документы (приказы, постановления, акты и др.); и
Знания о подаче документов; — Знания о
знание иностранного языка (предпочтительно английского).
Самое интересное, что характер работы означает, что не каждый может работать секретарем. Эта профессия требует сосредоточенности на себе, умения работать в режиме многозадачности и управлять временем, хороших навыков планирования, высокой работоспособности и организаторских способностей.
Опрятный внешний вид, приятный голос, знание этикета, элегантная одежда и дружелюбие также важны.
Возможен ли карьерный рост для секретарей
Несмотря на многочисленные обязанности и тяжелую работу, перспективы карьерного роста для секретарей невелики. Эти сотрудники обычно начинают работать в качестве администраторов. Это означает отвечать на телефонные звонки, встречать посетителей, заказывать канцелярские принадлежности и разносить бумаги на подпись.
Во многих компаниях это практически конец карьеры.
В качестве альтернативы вы можете стать личным секретарем (заместителем секретаря) руководителя. В крупных компаниях и государственных учреждениях вы также можете подняться до должности офис-менеджера.
Фото любезно предоставлено racool-studio/freepik
Где выучиться на секретаря
Общее обучение секретарей обычно организуется профессионально-техническими училищами. Однако на эту должность может претендовать любой человек с гуманитарным образованием. В частности, мы рекомендуем обращаться тем, кто обладает знаниями в области делопроизводства, документооборота и офисного администрирования.
При приеме на работу в юридическую фирму вы также можете претендовать на секретарские должности, имея диплом юриста.
Помимо стандартных квалификаций, существуют также курсы для секретарей и исполнительных помощников. Это обучение доступно на всех уровнях образования и проходит быстро.
Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата
Профессия секретаря не является высокооплачиваемой. Из-за обилия обязанностей работодатели в Москве могут предложить около 40 000 рублей, а в области секретарям платят еще меньше — около 25 000 рублей.
Однако если речь идет о помощниках руководителей, то зарплата выше, до 60 000 рублей. Однако от ассистентов может потребоваться широкий спектр навыков, начиная от навыков устного перевода и заканчивая участием в разработке проекта. Все зависит от конкретного трудового договора.
Однако даже в этом случае нельзя гарантировать, что помощник директора не будет заниматься несвойственной ему работой.
Должностные обязанности секретаря руководителя
1) Обязанности. Выполняет задачи по организационно-технической поддержке административно-управленческой деятельности руководителя бизнеса. Получает входящую корреспонденцию после проверки руководителем и направляет в структурный отдел или конкретному исполнителю для использования в рабочем процессе или подготовки ответов, в соответствии с утвержденными решениями.
Отвечает за ведение учета и выполняет разнообразные задачи с использованием компьютеров, предназначенные для сбора, обработки и представления информации для подготовки и принятия решений. Получает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия. Подготавливать документы и материалы, необходимые для выполнения обязанностей руководителя.
Контролирует правильность проверки и представления структурным подразделением и конкретными исполнителями документов, полученных в ходе исполнения, проверяет правильность подготовленных проектов документов, направляемых на подпись руководителю, и обеспечивает их качественную обработку. Организует телефонные переговоры с руководителями, записывает и передает руководителям информацию, полученную в их отсутствие, отправляет и получает информацию по приемно-переговорным пунктам (факс, телекс и т.д.) и своевременно уведомляет о телеграммах, полученных по каналам связи. Составляет письма, заявления и другие документы по указанию руководителя и отвечает автору письма.
Выполняет задачи по подготовке к собраниям и конференциям, организуемым руководителем (собирает необходимые материалы, информирует участников о месте и времени проведения собрания, повестке дня и его оформлении), проводит и составляет протоколы собраний. Встречи. Контролирует исполнение сотрудниками компании изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение условий исполнения приказов и распоряжений руководителей подконтрольных компаний.
Он ведет аудиторские и регистрационные записи. Она обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и создает благоприятные условия для его эффективной работы. По указанию руководителя печатает официальные документы, необходимые для работы, и вносит текущую информацию в базу данных.
Организует прием посетителей и способствует немедленному рассмотрению запросов и предложений сотрудников. Форматирует файлы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Секретарь руководителя должен знать
Обеспечьте их хранение и сдачу в архив в установленные сроки. Скопируйте документы на личном ксероксе.
Требования к квалификации секретаря руководителя
2) При исполнении своих обязанностей главный секретарь должен знать Организация делопроизводства, методы регистрации и обработки документов, правила использования картотек, машинописных и приемных помещений — Переговорное оборудование, стандарты для единой системы организации — Контролируемые документы и т.д.
1. Общие положения
3) Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование без опыта работы или не менее двух лет профессионального образования и опыта работы.
1. секретари относятся к категории технических кадров; 2.
На должность секретаря может претендовать лицо с высшим профессиональным или средним профессиональным образованием без опыта работы и со стажем работы по специальности не менее двух лет; 2. На должность секретаря может претендовать лицо с высшим профессиональным или средним профессиональным образованием без опыта работы и со стажем работы по специальности не менее двух лет; 3.
3. секретаря нанимает и увольняет директор организации
- 4. секретарь должен знать следующее
- постановления, директивы, распоряжения и другие государственные материалы и нормативные документы, имеющие отношение к деятельности организации и делопроизводству.
- структура и управленческий персонал организации и ее подразделений; и
- организация управления документацией; и
- Методы подготовки и редактирования документов; и
- подача заявления
- набирая текст, в
- правила использования приемного и переводческого оборудования, правила
- стандарты для единой системы организационно-распорядительных документов, правила для
- правила ввода деловых писем с использованием стандартных форм; и
- основные элементы этики и эстетики, а также
- Правила делового общения; и
- основные элементы организации труда и управления, а также
- основные операционные элементы компьютерной технологии, в
- базовые элементы административного и трудового права
- правила внутренней рабочей программы; и
4. правила и стандарты по охране труда, здоровья, промышленной гигиене и противопожарной защите.
- 5. в своей деятельности секретарь руководствуется следующим
- Законодательство Российской Федерации
- уставом организации, в
- приказы и распоряжения должностного лица, которым он должен следовать в соответствии с настоящей директивой, а также
- Содержание этой работы, в
правила внутренней рабочей программы организации.
6. секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела и т.д.)
Как устроена профессия
Корпоративный секретарь координирует работу совета директоров компании с ограниченной ответственностью и обеспечивает взаимодействие между акционерами. Задача специалиста — повысить эффективность управления, увеличить привлекательность инвестиций и добиться прироста капитала. Он должен иметь безупречную репутацию и пользоваться доверием акционеров.
При приеме на работу стоит убедиться, что у вас достаточно независимости, полномочий и ресурсов для выполнения обязанностей.
История секретарей компаний берет свое начало в 1891 году, когда в Великобритании был основан Институт секретарей компаний, представляющий интересы компаний. Речь идет о деталях управления компаниями с разной формой собственности, акции которых торгуются на фондовой бирже. В этих компаниях команда менеджеров контролируется советом директоров.
Однако председатель и члены совета директоров сменяют друг друга, а секретарь компании работает в компании на постоянной основе. В более крупных компаниях секретарь компании одновременно является юридическим советником компании и следует иерархии председателя и генерального директора совета директоров, как это принято в классической модели секретаря компании.
Российские спецификации отличаются. В своей статье «Система секретарей компаний: правовое регулирование, практика и перспективы развития» Алла Ларетина, кандидат экономических наук Института государственной политологии РАН, утверждает, что на практике для российских компаний не существует юридической обязанности. Нанять секретаря — в законе № 208-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» нет упоминания об этой профессии.
Требования к образованию и опыту работы
Поэтому во многих компаниях, особенно небольших, обязанности секретаря компании исполняет руководитель юридического отдела или член совета директоров. Другая практика — когда один человек нанимается на должность секретаря компании, а затем совмещает основные обязанности с дополнительными, такими как заместитель генерального директора или руководитель отдела по работе с акционерами. Классическая модель структуры должностных обязанностей секретаря компании обычно встречается в средних и крупных акционерных обществах.
В России квалификация для секретарей компаний была утверждена Министерством здравоохранения и социального развития в 2007 году. Они утверждают, что специалисты должны иметь высшее юридическое или финансовое образование и специальную подготовку в области корпоративного управления. Они также должны иметь не менее пяти лет профессионального опыта, включая опыт руководящей работы.
См. также: корпоративное управление. Модели и настройки.
Ситуация с требованиями аналогична открытым вакансиям в государственном секторе. Ниже перечислены наиболее распространенные требования к кандидатам на должность секретаря компании
Высшее юридическое образование, предпочтительно в одном из ведущих университетов.
Опыт работы в качестве юрисконсульта или секретаря компании в крупной компании на условиях неполного рабочего дня.
Отличные организаторские способности, опыт работы с высшим руководством и прохождение соответствующего обучения.
Глубокое знание российского гражданского права, законодательства об АО и ООО.
Профессиональные навыки письма, отличные навыки устного и письменного общения. Английский язык — не ниже уровня intermediate.
В чем должен разбираться корпоративный секретарь
Другие важные навыки включают знание корпоративных структур и понимание процессов выпуска и распространения ценных бумаг.
Знаний, полученных в высших учебных заведениях, недостаточно для работы в качестве бизнес-секретаря. Вам потребуется обратиться к дополнительным источникам структурированной информации, таким как учебные курсы или специализированные курсы. Примеры того, что вам нужно знать, приведены ниже.
Нововведения в российском корпоративном праве. Практические области специализации, которые поддерживают процессы и сделки компании. Детали перехода на новую систему организационно-правовых форм юридических лиц, гармонизирующую названия и законодательство с российским гражданским правом.
Оказывает юридическую поддержку при создании компании. Понять, когда следует использовать шаблонный устав, а когда составлять поправки; детали перехода АО из государственных в частные и наоборот.
Классы имущества, которое может быть использовано в качестве паевых взносов.
Текущие сведения о регистрации выпусков акций. Особенности консолидации и ликвидации.
Регулирование прав и обязанностей акционеров, нюансы использования корпоративных договоров и учредительных документов.
Процедура отмены решений административного органа компании с учетом условий договора. Подробности процесса разрешения сложных ситуаций в управлении компанией. Основания и порядок прекращения прав на акции и доли участия. Полномочия по исключению участников из ООО.
Детали и практическое применение закона об акционерных обществах и нюансы решений Высшего арбитражного суда по крупным сделкам.28 О правонарушениях в сфере крупных сделок.
Юридическое сопровождение значительных сделок. Нюансы и последствия правонарушений в таких сделках. Сделки с заинтересованными лицами, процесс одобрения таких сделок и последствия нарушения требований законодательства в отношении таких сделок.
Корпоративное управление и юридическое сопровождение годового общего собрания акционеров. Организационные процессы, процессы формирования повестки дня, процессы выборов, нюансы подготовки избирательных бюллетеней. Процедуры информирования акционеров о годовом общем собрании акционеров.
Детали организации и обеспечения работы общего собрания, последствия отсутствия кворума, нюансы процесса голосования и заверения результатов, процесс ведения протокола и сохранения документов.
Возможность оспорить результаты голосования и итоги общего собрания. Вопросы оспаривания и удостоверения решений по нормативным актам.
Детали взаимодействия с Советом директоров, обеспечение их законной деятельности. Состав Совета директоров, вопросы.
Факторы, повышающие эффективность работы совета директоров. Ассоциации независимых директоров, правовые основы их регулирования.
Корпоративные юристы должны обладать глубокими знаниями в области корпоративного и трудового права и его вопросов. Профессионалы должны понимать, как решать проблемы управления компаниями, состоящими из нескольких человек. Они должны знать, как распределять полномочия, процесс заключения договоров и внесения разнообразия в Единый государственный реестр юридических лиц.
Они также должны понимать процесс уведомления и то, как лучше его применять. Вы должны понимать основные требования к уведомлениям и последствия ошибок. Отслеживать изменения законодательства в части опубликования информации о вознаграждении членов административного органа эмитента, а также о структуре и обязанностях органов, осуществляющих надзор за финансово-хозяйственной деятельностью.
Книжная полка РГГУ — это подкаст классических произведений мировой деловой литературы. Слушайте отзывы о книгах от экспертов.
Бизнес-ассистент
Существуют различные типы управленческого персонала. Важно понять, какой именно тип административного персонала вам нужен.
Необходим — менеджерам в компаниях с большим количеством бумажной работы
Подчинение — только руководителям
Бизнес-ассистент является «правой рукой» генерального директора, который владеет компанией. В его обязанности входит планирование рабочего графика руководителей, организация командировок, самостоятельное оформление определенных документов, управление проектами и организационными решениями, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров и заседаний совета директоров.
В обязанности бизнес-ассистента входит самостоятельное решение отдельных задач, а также выполнение технических функций. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и от имени руководителя, а руководитель получает выгоду от результатов. Поэтому помощники должны обладать специальными знаниями и подготовкой в области знаний менеджера.
Часто должности бизнес-ассистентов занимают мужчины. Рекомендуется выбирать специалиста с 3-5-летним опытом работы в качестве личного или бизнес-ассистента, хорошей внешностью и знанием иностранного языка (если требуется). Требования к личной квалификации — хорошие организаторские способности, умение вести переговоры и самостоятельно принимать решения.
Личный помощник
Кандидаты на эту должность обычно в возрасте от 30 до 40 лет с высшим образованием в области управления и права. Для этого сотрудника очень важно отсутствие чрезмерных амбиций, так как руководитель наслаждается плодами своего труда и присваивает все лавры себе.
Необходим — менеджерам в компаниях с большим количеством бумажной работы
Кому подчиняется — только непосредственному руководителю.
Персональные ассистенты пользуются спросом у руководителей крупных компаний, которые уже подготовили административный персонал (секретарей, секретарш). В их обязанности входит административная поддержка руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием командировок и авиабилетов для руководителя и его семьи.
Личные помощники не отвечают на телефонные звонки и не выполняют поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника — избавить руководителя от административных и организационных проблем и сделать его работу как можно более приятной.
Персональный ассистент
Основные требования к личным помощникам — опыт работы в качестве секретаря-партнера или личного помощника не менее трех лет, высшее образование, знание иностранного языка (если требуется), возраст от 25 до 35 лет.
Необходим — менеджерам в компаниях с большим количеством бумажной работы
Подчиняется — только руководителю.
Роль личного помощника в первую очередь связана с личной и семейной жизнью руководителя. В их обязанности может входить организация праздников и семейных вечеринок, составление меню для детей сотрудников и т.д.
Этот тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личные помощники и профессиональные ассистенты. Это обычная практика в таких компаниях в связи с большой нагрузкой на руководителей и их административный персонал.
Секретарь-помощник
Требования к секретарю — возраст от 22 до 30 лет, образование среднее специальное или выше (в зависимости от уровня компании), уверенное знание ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, быстрая печать, знание этикета — приятная внешность и голос, знание иностранных языков (если требуется). Присутствуют и определенные личные качества, такие как доброта, ответственность, трудолюбие, склонность к монотонной и однообразной работе и строгое следование послушанию.
Кому это нужно — руководителям компаний с числом сотрудников менее 25 человек
Подотчетность: перед руководителем.
Этот специалист совмещает функции секретаря директора и секретаря компании и отвечает за обеспечение работы офиса. Менеджер выполняет лишь несколько простых задач, таких как встреча гостей, подача напитков, печать писем и работа с почтой.
Секретарь-референт
Ресепшионисты выполняют в основном технические задачи — работают с посетителями, подают чай/кофе, принимают телефонные звонки, работают с почтальоном. Поскольку администратор является первым человеком, который приветствует и встречает клиентов и посетителей в офисе компании, основными критериями отбора кандидатов являются внешний вид и наличие определенных личностных характеристик, таких как ориентация на клиента и дружелюбие.
Кому это нужно — руководителям компаний с числом сотрудников менее 25 человек
Подотчетность: перед руководителем.
Эта должность находится между секретарем и личным помощником. Секретари отвечают за ведение документации, сопровождение директора на переговорах, ведение протоколов совещаний и выполнение отдельных поручений директора.
Администратор
В настоящее время секретари постепенно исчезают с рынка — их обязанности выполняют исполнительные помощники.
Кому они нужны — компаниям в сфере услуг
Ответственные лица: менеджеры, управляющие директора, управляющие директора
Менеджер необходим для компаний, работающих в сфере услуг (менеджер встречает посетителей, проводит опросы, следит за занятиями в переговорных комнатах, назначает встречи/визиты и принимает звонки. Его/ее основная задача — обеспечить комфортное пребывание клиентов в офисе.
Офис-менеджер
Основными требованиями к этой должности являются хорошая внешность, стрессоустойчивость и клиентоориентированность.
Кому это нужно — компаниям среднего размера с числом сотрудников менее 25 человек
Отчетность перед главным и управляющим директором
Офис-менеджер отвечает за логистику офиса и ведет основную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер также выполняет секретарские обязанности, в отличие от западных компаний, где обязанности четко разделены.